Allgemeine Geschäftsbedingungen der Tagungsstätte Schloss Ringberg

Tagungen können wöchentlich von Montag bis Freitag stattfinden; die An- bzw. Abreise am Wochenende ist sichergestellt, wobei eine Verpflegung der Tagungsteilnehmer, mit Ausnahme des Frühstücks am Samstag, aus personellen Gründen jedoch nicht möglich ist. Bei Anreise am Sonntag sollte die Ankunft zwischen 16.00 und 22.00 Uhr erfolgen. Am Abreisetag müssen mit Rücksicht auf die nachfolgende Veranstaltung die Zimmer bis 9.00 Uhr geräumt sein. Werden nicht volle 5 Arbeitstage für eine Veranstaltung benötigt, so kann das Haus von Montag bis Mittwoch (Abreise nach dem Mittagessen), oder aber von Mittwoch (Anreise ab 15.00 Uhr) bis Freitag reserviert werden.

Stornierungsbedingungen der Tagungsstätte Schloss Ringberg der Max-Planck-Gesellschaft (im Weiteren auch kurz „Tagungsstätte" genannt - Stand Januar 2011)

1. Geltungsbereich

1.1 Die nachstehende Stornoregelung gilt für Verträge zwischen Tagungsveranstalter (in der Regel Institute der Max-Planck-Gesellschaft) und der Tagungsstätte über die mietweise Überlassung von Zimmern sowie von Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen der Tagungsstätte zur Durchführung von Veranstaltungen.

1.2 Abweichende Bestimmungen finden nur dann Anwendung, wenn sie von der Tagungsstätte ausdrücklich schriftlich anerkannt wurden.

2. Vertragsabschluß und Vertragspartner

Auf eine Buchungsanfrage des Tagungsveranstalters hin, kommt mit der entsprechenden Buchungsbestätigung der Tagungsstätte ein Hotelaufnahme- bzw. Veranstaltungsvertrag verbindlich zustande. Buchungsanfrage und Buchungsbestätigung sind schriftlich, in Form von Telefax oder Email abzugeben.

3. Rücktritt des Tagungsveranstalters, Abbestellung, Stornierung

3.1 Der Tagungsveranstalter kann vor Veranstaltungsbeginn jederzeit durch schriftliche Erklärung vom Vertrag zurücktreten.

3.2 Tritt der Tagungsveranstalter vom Vertrag zurück, kann die Tagungsstätte angemessenen Ersatz für die erfolgten Aufwendungen verlangen. Diese Rücktrittsentschädigung ermittelt sich in Form einer Rücktrittspauschale nach folgenden Prozentsätzen des vertraglich vereinbarten Preises für alle bestellten Einzelleistungen:

a. bei einem Rücktritt ab dem sechsten bis zum dritten Monat vor vertraglich vereinbartem Veranstaltungsbeginn 50 % (des vertraglich vereinbarten Preises für alle bestellten Einzelleistungen),
b. bei einem Rücktritt ab dem dritten Monat bis zwei Wochen vor vertraglich vereinbartem Veranstaltungsbeginn 75 % (des vertraglich vereinbarten Preises für alle bestellten Einzelleistungen).
c. bei einem Rücktritt ab zwei Wochen vor vertraglich vereinbartem Veranstaltungsbeginn 100 % (des vertraglich vereinbarten Preises für alle bestellten Einzelleistungen).

3.3 Tritt der Tagungsveranstalter teilweise vom Vertrag zurück, ist die Tagungsstätte berechtigt, auch die nicht in Anspruch genommenen Leistungen nach Maßgabe der in Ziff. 3.2 festgesetzten Rücktrittspauschale in Rechnung zu stellen.

3.4 Dem Tagungsveranstalter steht der Nachweis frei, dass der Tagungsstätte kein Schaden oder der der Tagungsstätte entstandene Schaden niedriger als die geforderte Entschädigungspauschale ist.

4. Rücktritt der Tagungsstätte

4.1 Die Tagungsstätte ist berechtigt, aus wichtigem Grund vom Vertrag zurückzutreten, insbesondere falls

a. höhere Gewalt oder andere von der Tagungsstätte nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen;
b. Zimmer oder sonstige Leistungen der Tagungsstätte unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. bezüglich der Person des Gastes oder des Zwecks der Veranstaltung, gebucht werden;
c. Die Tagungsstätte begründeten Anlass zur Annahme hat, dass die Inanspruchnahme der Leistungen der Tagungsstätte den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen der Tagungsstätte in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. dem Organisationsbereich der Tagungsstätte zuzurechnen ist;

4.2 Die Tagungsstätte setzt den Tagungsveranstalter von der Ausübung des Rücktrittsrechts unverzüglich schriftlich in Kenntnis.

5. Schlussbestimmungen

5.1 Änderungen oder Ergänzungen dieser Stornoregelung sollen schriftlich erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Tagungsveranstalter sind unwirksam.

5.2 Sofern einzelne Bestimmungen dieser Stornoregelung unwirksam oder nichtig sind oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen.